個人情報の取り扱い
インターネット通販などでショッピングをする際に必要になる住所などの個人情報。
どういう基準で運用されているのか不安になることもあると思います。そこで個人情報の取り扱いに関するルールを知ることによってより安全に利用することが出来ます。
ここではそのルールについて豆知識として説明していきたいと思います。
個人情報保護法とは
個人の権利・利益の保護と個人情報の有用性(社会生活やビジネス等への活用)とのバランスを図るための法律です。
個人情報保護法というと個人情報を保護することや罰則ばかりに意識が向いてしまいがちですが、同法の第1条の目的には次の通り記載されています。
「個人情報の適正かつ効果的な活用が新たな産業の創出及び並びに活力ある経済社会及び豊かな国民生活の実現に資するものであることその他の個人情報の有用性に配慮しつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする」
つまり、個人の権利や利益を大切に保護しなければなりませんが、新しい産業を創出したり、経済を活性化させるために個人情報を活用することがこの法律の目的であることを理解することが重要です。
個人情報保護法の適用対象者
個人情報を取り扱うすべての民間事業者が対象になります。以前の法律では取り扱う個人情報の数が5000人分以下の事業者には適用されていなく危険な状態でしたが、2017年5月30日の改正以降からは、すべての事業者に適用されています。ただし、国や地方公共団体、独立行政法人等は対象外となっています。
個人情報とは
個人情報がどの程度の範囲を示しているのかいまいちわからないという人も多いと思います。
個人情報とは、生存する「個人に関する情報」であって、氏名・生年月日その他の記述等により特定の個人を識別できるもの、もしくは「個人認識符号が含まれるもの」をいいます。
以下に個人情報に該当する具体例を紹介します
- 本人の氏名
- 生年月日、連絡先(住所・居所・電話番号・メールアドレス)、会社における職位または所属に関する情報について、それらと本人の氏名を組み合わせた情報。
- 防犯カメラに記録された情報等本人が判別できる映像情報。
- 本人の氏名が含まれる等などの理由により、特定の個人を識別できる音声録音情報。
- 特定の個人を識別できるメールアドレス。
- 個人情報を取得後に当該情報に付加された個人に関する情報。
- 官報、電話帳、職員録、法定開示書類、新聞、ホームページ、SNS等で公にされている特定の個人を識別できる情報。
などが挙げられます。なお法人その他の団体は「個人」に該当しないため、法人等の団体そのものに関する情報は「個人情報」には該当しません。
個人識別符号とは
身体の一部の特徴をコンピュータで利用するために変換したもの(DNA、顔認証データ、虹彩、声紋、歩行の態様、手指の静脈、指紋・掌紋など)や、公的なサービスの利用のためにサービス利用者に割り振られる番号(旅券番号、基礎年金番号、免許証番号、住民票番号、マイナンバーなど)があります。マイナンバー制度や車の免許証などでよく目にする機会が多い方も多いと思います。もちろんこれらも個人情報に該当するため、管理はしっかりとする必要があります。
事業者が守るべき４つのルール
個人情報を保護するために事業者が守らなければならない主なルールは以下の４つです。
1.個人情報の取得・利用について
個人情報を取り扱うにあたり、利用目的をできる限り特定し、原則として利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱ってはならない。
また、個人情報を取得する場合には利用目的を通知・公表しなければなりません。
なお、本人から直接書面で個人情報を取得する場合には、あらかじめ本人に利用目的を明示しなければなりません。
以下に利用目的についての例を載せます。
- 具体的に利用目的を特定している事例：オリジナルTシャツなどの商品の発送、関連するアフターサービス、新商品・サービスに関する情報のお知らせのための利用など。
- 具体的に利用目的を特定していない事例：事業活動に利用するため。マーケティング活動に用いるためなど。
なお取得の状況から、利用目的が明らかであれば利用目的の通知または公表は不要です。(配送伝票に記入するための情報など）
また、利用目的を変更・追加する場合は、原則本人の同意が必要です。ただし、関連性のある範囲内での変更ならば通知または公表のみで問題ありません。
2.保管について
事業者は、個人データを漏えい等が生じないように安全に管理する義務があります。もちろん弊社でも管理は厳重に管理を行っています。安全管理の例としては、取り扱いの基本的なルールを決める、従業員教育を徹底する、資料を鍵のかかる引き出しで保管する、ファイルにパスワードを設定した上でセキュリティ対策ソフトを導入する等が挙げられます。
また、個人情報を委託先に渡す場合は、適切な委託先を選択し安全管理措置に関する契約を締結するなど、委託先にも適切な管理を求めることが重要です。
3.提供について
事業者は、あらかじめ本人の同意を得ずに第三者に個人データを提供してはならない。個人データを第三者に提供する場合は本人の同意を得る必要があります。
4.開示請求等への対応
事業者の保有する個人データに関し、本人の要求があった場合にはその開示を行わなければなりません。また、個人情報の取扱いに関する苦情は、適切かつ迅速に処理しなければなりません。
事業者が保有する個人データの内容が事実ではないという理由で本人からの個人データの訂正や削除に応じなければなりません。
以上の４つが主なルールの概要です。
オプトアウトとは
個人データの第三者への提供を本人の要求に応じて停止することを指します。
個人情報保護法では、個人情報の第三者への提供の際は本人の同意を得なければならないとしていますが、予め以下の項目を本人に通知するか、本人が容易に知り得る状態にしていれば本人の許可がなくても第三者への提供が可能です。(オプトアウト方式という)
- 個人データを第三者に提供すること
- 第三者に提供する個人データの項目
- 第三者への提供方法
- 本人の要求に応じて第三者への提供を停止すること
- 本人の要求を受け付ける方法
個人情報保護法の改正法では、個人情報取扱事業者がオプトアウト方式を利用する際は、個人情報保護委員会に所定の事項を届け出ることが義務付けられました。ただし、オプトアウト手続きの届け出の主な対象者はいわゆる名簿業者であり、名簿業者以外の事業者は届け出が必要となるか個別の判断となり、この手続きが必要ない場合もあります。
本人の同意を得ていることを確認する方法について
個人情報保護法ガイドラインでは個人情報の取り扱いに際し、本人の同意を得ていることを確認するために以下のような方法が取られています。
- 口頭による意思表示
- 書面(電磁的記録を含む)の受領
- メールの受信
- 確認欄へのチェック
- ホームページ上のボタンのクリック
- 音声入力、タッチパネルへのタッチ、ボタンやスイッチ等による入力
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